Catatan
Katie Sullivan adalah manajer proyek di tim Microsoft Word. Untuk tip ini, saya menyerahkan podium ke Katie.
Sementara penggemar Excel terkadang menggoda bahwa Word dan PowerPoint adalah aplikasi freeware yang disertakan dengan Excel, ada kalanya Microsoft Word menawarkan fitur yang tidak dimiliki Excel. Dalam kasus tersebut, masuk akal untuk menyalin data Anda dari Excel, menempelkannya ke Word, melakukan perintah, lalu menyalin kembali ke Excel. Berikut beberapa contoh teknik yang lebih baik ditangani di Word daripada di Excel.
Teknik 1: Ubah ke Atas, Bawah, Tepat
Jika Anda harus mengonversi dari huruf besar ke huruf kecil atau huruf yang sesuai, Word memiliki pintasan tombol. Salin data ke Word dan alihkan kasing menggunakan Shift + F3.
Teknik 2: Tambahkan Peluru
Jika Anda ingin menambahkan poin ke sel Excel, itu jauh lebih mudah di Word daripada di Excel. Salin sel ke Word dan terapkan gaya poin. Salin dari Word dan tempel kembali ke Excel. Anda mungkin harus menggunakan ikon Kurangi Indentasi beberapa kali.
Tip
Jika Anda memiliki rentang sel yang berisi teks, pilih rentang dan tekan Ctrl + 1 untuk membuka dialog Format Sel. Kemudian, pada tab Nomor, pilih Kustom dari daftar di sebelah kiri. Klik di kotak Type dan bersihkan apa pun yang ada di sana. Tahan tombol alt = "" sambil menekan 7 pada keypad numerik. Sebuah peluru akan muncul. Ketik spasi lalu @.
Teknik 3: Visualisasikan dan Warnai Rumus
Jika Anda memiliki rumus yang sangat panjang, katakan satu dengan 10 pernyataan IF bertumpuk, Anda bisa menempelkan ke Word dan menggunakan warna dan Shift + Enter untuk memberi spasi pada rumus untuk membantu memahaminya. (Satu bantahan dari tim Excel: Anda dapat memperluas bilah rumus dan menggunakan Alt + Enter untuk membagi rumus menjadi banyak baris. Atau, Anda dapat menggunakan Add-in RefTreeAnalyser dari Jan Karel Pieterse.
Teknik 4: SmartArt Lebih Cepat
Word menawarkan opsi Konversi Teks ke SmartArt. Meskipun Excel menawarkan SmartArt juga, itu tidak terlalu berguna di sana karena Anda harus menyalin entri satu per satu ke panel SmartArt.
Teknik 5: Ekstrak Data dari PDF
Katakanlah seseorang memiliki buku kerja Excel dan menyimpan buku kerja itu sebagai PDF. Mereka mengirimkannya kepada Anda. Ini mengganggu, dan jelas mereka tidak ingin Anda menggunakan kembali data tersebut. Jika Anda membuka PDF di Acrobat Reader, menyalin datanya, dan menempelkannya ke Excel, PDF akan dibuka ke dalam satu kolom. Tapi di sini rahasianya: Tempel data itu ke Word terlebih dahulu. Baris dan kolom akan menempel dengan benar. Anda kemudian dapat menyalin dari Word dan menempelkannya kembali ke Excel. (Jika Anda terjebak dalam versi Office sebelum 2013, saya merekomendasikan Able2Extract.)
Data asli ditampilkan di kiri bawah, dan Anda dapat melihat di sebelah kanan dan tampilannya saat Anda menempelkan langsung dari PDF ke Excel. Anda dapat melihat bahwa data "lepas", dengan B1: C1 menuju A2: A3 dan seterusnya.
Tempel data yang sama ke Word.
Salin dari Word dan tempel ke Excel.
Data tetap dalam urutan aslinya. Anda dapat membatalkan penerapan Word Wrap dan menyesuaikan lebar kolom untuk kembali ke data asli.
Teknik 6: Ubah Format Kata Dalam Excel
Jika Anda memiliki kalimat teks di Excel, dimungkinkan untuk memilih satu kata saat dalam mode Edit dan mengubah warna kata itu. Tapi secara global mengubah warna semua kemunculan kata di Excel itu membosankan. Sebagai gantinya, tempelkan data ke Word dan tekan Ctrl + H. Ubah anjing menjadi anjing. Klik Lainnya >> lalu pilih Format, Font. Pilih Merah. Klik Ganti Semua.
Salin dari Word dan tempel kembali ke Excel. Gambar di bawah ini menunjukkan hasil akhir Anda.
Teknik 7: Ganti Sambil Menjaga Pemformatan Karakter
Word juga menangani masalah serupa: mengganti teks tetapi membiarkan pemformatan teks apa adanya. Di bawah ini adalah survei tentang hewan peliharaan terbaik. Seseorang telah menandai kata-kata tertentu di dalam teks.
Gunakan Ctrl + H untuk melakukan Find and Replace, seperti yang ditunjukkan di sebelah kiri. Saat Anda menggunakan Ganti Semua, jika kalimat diubah, format dalam sel Anda akan hilang. Pada gambar di bawah, coretan tetap berada di baris pertama karena baris tersebut tidak memiliki kemunculan kata anak anjing dan karenanya tidak diubah.
Untuk mempertahankan pemformatan dalam teks asli, salin ke Word. Lakukan penggantian di Word. Salin dari Word dan tempel kembali ke Excel.
Terima kasih kepada Katie Sullivan (manajer proyek di tim Word!) Untuk menyumbangkan tip ini. Katie jelas lebih menyukai anjing daripada kucing. Terima kasih kepada Glenna Shaw dan Oz du Soleil yang telah menyumbangkan ide untuk tip ini.
