Phil menulis pagi ini menanyakan tentang membuat grafik di Excel.
Adakah cara untuk mengambil dua kolom yang menahan tanggal mulai dan berhenti untuk acara individu dan membuat bagan tipe Gantt tanpa harus meninggalkan Excel?
Topik ini dibahas di tip Buat Bagan Garis Waktu. Tip dari musim panas 2001 menyebutkan bahwa Anda juga dapat membuat bagan tipe Gantt pada lembar kerja menggunakan pemformatan bersyarat. Jenis bagan ini akan menjawab pertanyaan Phil.
Saya membayangkan bahwa data Phil terlihat seperti tabel di sebelah kiri. Ada acara, kemudian tanggal mulai di kolom B dan tanggal akhir di kolom C. Saya menggunakan tahun untuk contoh saya, tetapi Anda dapat dengan mudah menggunakan tanggal Excel biasa.
Langkah selanjutnya dapat dengan mudah dimasukkan ke dalam makro, tetapi fokus sebenarnya dari teknik ini adalah menyiapkan pemformatan bersyarat. Saya memindai data saya dan memperhatikan bahwa tanggal berkisar dari 1901 hingga 1919. Mulai dari kolom D, saya memasuki tahun pertama 1901. Di E1, saya memasuki 1902. Anda kemudian dapat memilih D1: E1, klik pada pegangan isian di sudut kanan bawah pilihan dengan mouse Anda dan seret ke kolom W untuk mengisi semua tahun dari 1901 hingga 1920.
Untuk membuat tahun-tahun tidak memakan banyak ruang, pilih D1: W1, lalu gunakan Format - Sel - Alignment, pilih opsi teks vertikal. Kemudian pilih Format - Kolom - Autowidth dan Anda akan dapat melihat semua 23 kolom di layar.
Pilih sel kiri atas area bagan Gantt, atau D2 dalam contoh ini. Dari menu, pilih Format - Conditional Formatting. Kotak dialog awalnya memiliki drop-down di sisi kiri yang defaultnya adalah "Cell Value Is". Ubah dropdown ini menjadi "Formula Is" dan sisi kanan kotak dialog akan berubah menjadi kotak teks besar untuk memasukkan rumus.
Tujuannya adalah memasukkan rumus yang memeriksa apakah tahun di baris 1 di atas sel ini termasuk dalam rentang tahun di kolom B & C baris ini. Penting untuk menggunakan kombinasi yang tepat dari alamat relatif dan absolut sehingga rumus yang kita masukkan di D2 dapat disalin ke semua sel dalam rentang tersebut.
Akan ada dua kondisi untuk diperiksa dan keduanya harus benar. Artinya kita akan mulai dengan =AND()fungsinya.
Kondisi pertama akan memeriksa untuk melihat apakah tahun di Baris 1 lebih besar dari atau sama dengan tahun di kolom B. Karena saya selalu ingin rumus ini merujuk ke baris 1, bagian pertama rumusnya adalah D $ 1> = $ B2 . Perhatikan bahwa tanda dolar sebelum 1 di D $ 1 akan memastikan bahwa rumus kami selalu menunjuk ke baris 1 dan bahwa tanda dolar sebelum B di $ B2 akan memastikan bahwa rumus selalu dibandingkan dengan kolom B.
Kondisi kedua akan memeriksa untuk melihat apakah tahun di Baris 1 kurang dari atau sama dengan tanggal di kolom C. Kita masih perlu menggunakan pengalamatan relatif & absolut yang sama, jadi ini akan menjadi D $ 1 <= $ C2
Kita perlu menggabungkan kedua kondisi tersebut menggunakan fungsi AND (). Ini akan menjadi=AND(D$1>=$B2,D$1<=$C2)
Dalam kotak rumus dari dialog Pemformatan Kontional, masukkan rumus ini. Pastikan untuk memulai dengan tanda sama dengan atau pemformatan bersyarat tidak akan berfungsi.
Selanjutnya, pilih warna cerah yang akan digunakan bila kondisinya benar. Klik tombol Format…. Pada tab Pola, pilih warna. Klik OK untuk menutup dialog Format Cells dan Anda akan mendapatkan dialog Conditional Formatting yang terlihat seperti ini
Klik OK untuk menutup kotak Pemformatan Bersyarat. Jika sel kiri atas Anda di D2 jatuh dalam satu tahun, sel itu akan menguning.
Apakah sel menguning atau tidak, klik D2 dan gunakan Ctrl + C atau Edit - Salin untuk menyalin sel itu.
Sorot D2: W6 dan dari menu pilih Edit - PasteSpecial - Format - OK. Format bersyarat akan disalin ke seluruh rentang Bagan Gantt dan Anda akan mendapatkan bagan yang terlihat seperti ini.
Pemformatan bersyarat adalah alat yang hebat dan memungkinkan Anda dengan mudah membuat bagan tipe Gantt langsung di lembar kerja. Ingatlah bahwa Anda dibatasi hanya pada tiga kondisi untuk sel mana pun. Anda dapat bereksperimen dengan berbagai kombinasi kondisi. Untuk membuat batas di sekitar setiap batang di bagan Gantt, saya menggunakan tiga kondisi seperti yang ditunjukkan di bawah ini dan menggunakan batas yang berbeda untuk setiap kondisi.
