Untuk mencoba tip ini di komputer Anda sendiri, unduh dan unzip CFH249.zip.
Sering kali, kami membuat spreadsheet untuk diisi orang lain. Jika orang lain itu tidak menonton Call for Help, mereka mungkin tidak secerdas Anda. Orang-orang ini mungkin menemukan cara yang tidak biasa untuk memasukkan jenis data yang salah - memasukkan teks di mana Anda mengharapkan angka, atau mengeja wilayah dengan cara yang salah. Gunakan fitur validasi data Excel untuk mengontrol apa yang dapat dimasukkan ke dalam spreadsheet Anda.
Secara default, setiap sel di Excel diatur untuk memperbolehkan nilai apa pun. Anda bisa menggunakan kotak dialog Data - Validasi untuk mengontrol nilai apa yang bisa dimasukkan orang dalam sel.
Siapkan sel untuk mengizinkan bilangan bulat antara 1 dan 50
Pada lembar kerja di bawah ini, Anda ingin membatasi sel B1 untuk hanya menerima bilangan bulat antara 1 dan 50.
Pilih sel B1. Dari menu Excel, pilih Data - Validasi.
Awalnya, dialog Validasi Data menunjukkan bahwa sel disiapkan untuk mengizinkan nilai apa pun.
Di menu turun bawah Izinkan, pilih Angka Utuh.
Setelah memilih Angka Utuh, kotak dialog berubah untuk memperlihatkan nilai Minimum dan Maksimum. Masukkan 1 dan 50 di sini.
Dalam dialog Validasi Data, pilih tab Pesan Input. Nilai di halaman ini akan muncul di tooltip yang akan muncul setiap kali ada yang memilih sel. Masukkan judul dan beberapa teks untuk memandu orang tersebut menggunakan lembar kerja.
Pada tab Error Alert, masukkan pesan kesalahan yang akan ditampilkan jika seseorang memasukkan nilai yang salah.
Pilih OK untuk menutup kotak dialog.
Saat seseorang memindahkan cellpointer ke sel B1, tooltip akan muncul dengan teks Anda dari tab Input Message.
Jika mereka mencoba memasukkan nilai yang salah, Excel menampilkan pesan kesalahan Anda.
Begitu mereka memasukkan nilai yang salah, mereka harus memasukkan nilai yang benar, atau menekan tombol Esc untuk keluar dari pesan kesalahan. Menekan Esc akan menghapus entri di B1.
detil tambahan
Anda memiliki kendali atas seberapa kerasnya Excel nantinya. Saya benci ketika mesin mencoba berpura-pura bahwa mereka lebih pintar dari saya. Bagaimana jika suatu hari, perusahaan Anda telah berkembang dan benar-benar sah untuk memiliki perwakilan # 51? Jika Anda mengubah Style dari Stop ke Warning, maka Excel akan mencegah orang tersebut memasukkan 51, tetapi Excel akan mengizinkannya. Berikut adalah tab Peringatan Kesalahan:
Pesan kesalahan yang dihasilkan memiliki tombol default yang menunjukkan bahwa hasilnya harus diubah. Orang yang menggunakan lembar kerja dapat memilih Ya untuk memperbolehkan masuknya 51.
Jika Anda mengubah gaya kesalahan menjadi Informasi, orang tersebut diberi tahu bahwa mereka memasukkan nilai yang tidak diharapkan, tetapi kotak pesan default ke OK untuk memungkinkan mereka menyimpan nilai yang salah. Dalam kasus ini, Anda mungkin menggunakan pesan seperti ini.
Masukkan nilai yang salah dan pesan kesalahan akan dengan senang hati membiarkan Anda menerima nilai yang salah dengan menekan Enter untuk memilih tombol default OK.
Menggunakan Validasi untuk Membuat Dropdown
Jika Anda mengizinkan orang untuk mengetik di suatu wilayah, Anda akan segera menemukan bahwa ada banyak cara untuk memasuki "Australia Barat". Akan lebih baik jika mengizinkan orang untuk memilih dari dropdown nilai yang valid. Ini sangat mudah diatur.
Pertama, pergi ke tempat terpencil di lembar kerja dan ketikkan daftar wilayah Anda yang valid.
Pilih sel yang seharusnya memiliki dropdown. Dari menu, pilih Data - Validasi. Ubah Nilai Apa Pun ke Daftar. Di kotak teks Sumber, pilih rentang yang berisi daftar Anda. Biarkan In Cell Dropdown dipilih.
Hasilnya: setiap kali sel dipilih, panah dropdown akan muncul dan daftar Anda akan tersedia.
detil tambahan
Anda mungkin ingin memindahkan daftar ke lembar kerja lain agar tidak terhapus secara tidak sengaja. Secara teknis, Microsoft mengatakan bahwa ini tidak diperbolehkan. Namun, ada solusinya. Ketikkan daftar di lembar kerja lain. Tetapkan nama rentang (Sisipkan - Nama - Tentukan) untuk rentang itu.
Di lembar kerja asli, siapkan validasi. Dalam kotak Daftar, masukkan tanda sama dengan lalu nama rentang di lembar kerja lainnya.
Tambahkan Tooltips ke Sel
Salah satu penggunaan Validasi yang menarik adalah mengatur pesan input untuk sebuah sel sementara tab lain dari dialog validasi data tetap kosong. Dengan cara ini, program akan menerima nilai apa pun tanpa pesan kesalahan, tetapi ketika seseorang memindahkan penunjuk sel ke sel, mereka akan melihat keterangan alat yang memandu mereka dengan nilai yang diharapkan.
