Auditor forensik dapat menggunakan Excel untuk dengan cepat mengarungi ratusan ribu catatan untuk menemukan transaksi yang mencurigakan. Pada segmen ini, kita akan melihat beberapa metode tersebut.
Kasus 1:
Alamat Vendor vs. Alamat Karyawan
Gunakan fungsi MATCH untuk membandingkan bagian nomor dari alamat jalan dari catatan karyawan Anda dengan bagian nomor dari alamat jalan vendor Anda. Apakah ada kemungkinan beberapa karyawan juga menjual jasa ke perusahaan?
- Mulailah dengan daftar vendor dan daftar karyawan.
- Rumus seperti
=LEFT(B2,7)akan memisahkan bagian angka dari alamat jalan dan beberapa huruf pertama dari nama jalan.
- Buat rumus serupa untuk memisahkan bagian yang sama dari alamat vendor.
- Fungsi MATCH akan mencari bagian alamat di C2 dan mencoba menemukan kecocokan di bagian vendor di H2: H78. Jika kecocokan ditemukan, hasilnya akan memberi tahu Anda nomor baris relatif tempat kecocokan ditemukan. Jika tidak ada yang cocok, # N / A akan dikembalikan.
- Hasil apa pun di kolom MATCH yang bukan # N / A adalah situasi potensial di mana seorang karyawan juga menagih perusahaan sebagai vendor. Urutkan naik menurut kolom MATCH dan catatan masalah apa pun akan muncul di bagian atas.
Kasus 2:
Ayunan Tidak Biasa dalam Database Vendor
Sebuah perusahaan memiliki 5000 vendor. Kami akan menggunakan diagram sebar untuk menemukan 20 vendor yang harus diaudit secara visual.
- Dapatkan daftar ID Vendor, Hitungan Faktur, Jumlah Faktur Total untuk tahun ini.
- Dapatkan daftar ID Vendor, Hitungan Faktur, Jumlah Faktur Total untuk tahun sebelumnya.
- Gunakan VLOOKUP untuk mencocokkan daftar ini dengan lima kolom data:
- Tambahkan kolom baru untuk Count Delta dan Jumlah Delta:
- Pilih data di H5: G5000. Sisipkan bagan sebar (XY). Sebagian besar hasil akan menggumpal di tengah. Anda tertarik dengan pencilan. Mulailah dengan vendor di area kotak; mereka mengirim lebih sedikit faktur dengan total dolar yang jauh lebih banyak:
Catatan
Untuk menemukan vendor yang terkait dengan suatu titik, arahkan kursor ke titik tersebut. Excel akan memberi tahu Anda delta jumlah dan jumlah delta untuk ditemukan dalam kumpulan data asli.
Kasus 3:
Menggunakan Tabel Pivot untuk menelusuri
Dalam hal ini, kami melihat faktur dan piutang. Melalui berbagai penelusuran data, temukan dua analis piutang yang menghabiskan hari Jumat sore di bar alih-alih bekerja.
- Saya mulai dengan dua set data. Yang pertama adalah data faktur, faktur, tanggal, pelanggan, jumlah.
- Data selanjutnya adalah Faktur, Tanggal Penerimaan, Jumlah Diterima, Nama Rep A / R
- Hitung kolom Hari untuk Membayar. Ini adalah Tanggal Penerimaan - Tanggal Faktur. Format hasil sebagai angka, bukan tanggal.
- Hitung Hari dalam Seminggu. Ini adalah
=TEXT(ReceiptDate,"dddd") - Pilih satu sel di kumpulan data. Gunakan Data - Tabel Pivot (Excel 97-2003) atau Sisipkan - PivotTable (Excel 2007)
- Tabel pivot pertama memiliki Ukuran Hari Untuk Dibayar. Klik kanan satu nilai dan pilih Group dan Show Detail - Group. Kelompokkan menurut ember 30 hari.
- Pindahkan Hari untuk Membayar ke area kolom. Tempatkan Pelanggan di area Baris. Letakkan Pendapatan di area Data. Sekarang Anda dapat melihat pelanggan mana yang lambat membayar.
- Hapus Hari untuk Membayar dan taruh Hari Kerja di area kolom. Hapus Pelanggan dan taruh Rep di Area Baris. Sekarang Anda dapat melihat jumlah yang diterima berdasarkan hari dalam seminggu.
- Pilih sel di area data. Klik tombol Pengaturan Bidang (di bilah alat tabel pivot di Excel 97-2003 atau di tab Opsi di Excel 2007).
- Di Excel 97-2003, klik Lainnya. Di Excel 2007, klik tab Perlihatkan Nilai Sebagai. Pilih% dari Baris.
- Hasilnya: Bob dan Sonia tampaknya memproses faktur yang jauh lebih sedikit pada hari Jumat daripada yang lain. Mampirlah ke kantor mereka pada hari Jumat sore untuk melihat apakah (a) mereka benar-benar bekerja, dan (b) apakah ada setumpuk cek yang belum diproses nongkrong di laci meja mereka hingga hari Jumat.
