Tip ini dari teman saya Derek Fraley di Springfield, Missouri. Saya sedang melakukan seminar di Springfield, dan saya menunjukkan trik subtotal favorit saya.
Untuk Anda yang belum pernah menggunakan subtotal, berikut cara mengaturnya.
Mulailah dengan memastikan data Anda diurutkan. Data di bawah ini diurutkan berdasarkan pelanggan di kolom C.
Dari tab Data, pilih Subtotals. Kotak dialog subtotal selalu ingin subtotal dengan kolom paling kiri. Buka menu tarik-turun Di Setiap Perubahan dan pilih Pelanggan. Pastikan kotak Use Function diatur ke Sum. Pilih semua bidang numerik, seperti yang diperlihatkan di sini.
Saat Anda mengklik OK, Excel menyisipkan subtotal di bawah setiap grup pelanggan. Tapi, yang lebih penting, itu menambahkan tombol Grup dan Garis di sebelah kiri kolom A.
Ketika Anda mengklik tombol Grup dan Garis # 2, baris detail disembunyikan, dan Anda hanya memiliki baris subtotal dan total keseluruhan. Ini adalah ringkasan indah dari kumpulan data yang mendetail. Tentu saja, pada titik ini, pelanggan muncul dalam urutan abjad. Derek dari Springfield menunjukkan kepada saya bahwa ketika data diciutkan dalam tampilan # 2, Anda dapat mengurutkan berdasarkan kolom mana saja. Pada gambar di bawah, sel kolom Pendapatan dipilih, dan Anda akan mengklik tombol sortir ZA.
Pelanggan teratas, Wag More Dog Store, berada di puncak kumpulan data. Tapi itu tidak sampai ke baris 2. Di belakang baris tersembunyi, Excel sebenarnya menyortir sejumlah catatan. Semua baris Wag More detail dipindahkan bersama dengan baris subtotal.
Jika Anda kembali ke tampilan # 3, Anda akan melihat rekaman detail yang disertakan dengan baris subtotal. Excel tidak mengatur ulang catatan detail; mereka tetap dalam urutan aslinya.
Bagi saya, ini luar biasa di dua sisi. Pertama, saya kagum bahwa Excel menangani ini dengan benar. Kedua, sungguh menakjubkan bahwa ada orang yang pernah mencoba ini. Siapa yang mengira bahwa Excel akan menangani ini dengan benar? Jelas, Derek dari Springfield.
