Mail Merge ke PDF dari Excel - News

Pada 1 Januari 2018, upah minimum di New York City naik menjadi $ 13,50. Artinya jutaan eksemplar formulir LS 54S atau formulir LS54 - Pemberitahuan dan Pengakuan Tarif Gaji harus dikirimkan ke pekerja. Negara Bagian New York memberikan salinan kosong formulir ini sebagai PDF yang dilindungi kata sandi. Bagaimana Anda bisa menggunakan Excel untuk menyiapkan ratusan dokumen semacam itu untuk karyawan Anda?

Sementara proses melakukan gabungan surat dari Excel ke Word telah didokumentasikan di (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), dapatkah Anda melakukan gabungan surat dari Excel ke PDF?

Saya terkejut bahwa solusi terbaik untuk proses ini adalah menggunakan Adobe InDesign! Tapi pertama-tama, izinkan saya merangkum dua upaya saya yang gagal:

• Upaya 1 yang Gagal: Saya mencoba mereplikasi formulir LS54 di Excel menggunakan serangkaian Kliping Layar untuk membungkus sel yang akan berisi bidang di Excel. Ini membutuhkan waktu lama, dan ketika dicetak, kliping layar tampak mengerikan.

  

• Upaya 2 yang Gagal: Gunakan Adobe Acrobat. Anda akan mengira versi lengkap Acrobat akan menawarkan cara untuk mengisi formulir menggunakan gabungan surat. Ada opsi Impor Data di bawah Alat, Formulir, Opsi Formulir Lainnya. Saya menyia-nyiakan waktu untuk menambahkan bidang ke PDF, mengimpor spreadsheet, dan kemudian kecewa karena saya hanya bisa mengisi satu formulir dalam satu waktu. Pilih Baris 2 dan saya bisa mencetak karyawan pertama. Tapi kemudian saya harus memilih Baris 3, Cetak, Pilih Baris 4, Cetak, Baris 5, Cetak, dan ini tidak akan pernah berhasil untuk 750 karyawan.

  

Memecahkan Masalah menggunakan Adobe InDesign

Di sini, kami menerbitkan buku di bawah Makro Suci! Buku jejak. Kami berlangganan paket Adobe Creative Cloud, yang memberi kami Photoshop, Lightroom, Acrobat, dan sesuatu yang disebut InDesign. Cari tahu di sekitar perusahaan Anda, kemungkinan seseorang di departemen pemasaran atau kreatif Anda sudah memiliki langganan Adobe Indesign.

Saya bisa menyelesaikan masalah dalam waktu kurang dari satu jam menggunakan InDesign. Saya telah mendokumentasikan langkah-langkah di sini untuk menyederhanakan proses Anda.

• Bagian 1: Ubah PDF yang dilindungi kata sandi menjadi grafik

  1. Unduh Formulir LS54S dari labor.ny.gov di Formulir LS54S
  2. (Opsional) Kutuk negara bagian untuk kata sandi yang melindungi PDF
  3. Ubah PDF menjadi Gambar. Jika Anda memiliki Acrobat, gunakan File, Export To, Image, JPEG.webp. Jika tidak, Anda dapat menggunakan Snipping Tool di Windows untuk mengambil formulir. Pastikan saja Acrobat Reader menampilkan formulir pada 100%.

• Bagian 2: Buat dokumen di InDesign

  4. Buka Adobe InDesign. Pilih File, New, Document. Langkah pertama dalam dialog Dokumen Baru adalah mengklik ikon kedua di bawah Orientasi untuk membuat lanskap dokumen Anda. Ubah Units menjadi Inci, Width menjadi 11, Height menjadi 8.5. Ubah margin atas menjadi 0 dan InDesign akan membuat semua margin menjadi 0.

     
  5. Klik dua kali di sisi kanan A-Master di Panel Halaman

  6. Dari Windows Explorer, seret JPG.webp dari langkah 3 dan letakkan di Papan Tempel yang berada di luar Halaman Master. Jika Anda baru mengenal InDesign, Anda akan berpikir Anda harus drag-and-drop gambar * di dalam halaman *, tapi itu salah. Saya membagikan trik yang saya pelajari dari Anne Marie "Her Geekness" Concepcion. Jika Anda ingin menjadi master di InDesign, Anda harus mempekerjakan Anne Marie. Saat Anda menjatuhkan gambar di Halaman Master, Anda tidak bisa mendapatkan pegangan pengubah ukuran. Sebagai gantinya, letakkan gambar tepat di luar Halaman Master, Anda sekarang memiliki akses ke pegangan pengubah ukuran. Ubah ukuran dokumen agar pas dengan halaman dengan Menahan Shift saat Anda menyeret pegangan pengubah ukuran kiri atas ke bawah. Setelah dokumen sedikit lebih kecil dari halaman, seret ke sisi kanan halaman master. Jangan panik karena Anda telah memotong separuh teks!

     
  7. Tekan pintasan keyboard favorit saya sepanjang masa: Ctrl + alt = "" + Shift + E. Ini akan membuat seluruh gambar pas di dalam bingkai yang baru diubah ukurannya. Saya tahu lusinan tombol pintas di Excel. Saya hanya tahu dua tombol pintas di InDesign dan Ctrl + alt = "" + Shift + E adalah salah satunya. Ini benar-benar mengintimidasi saya bahwa InDesign mungkin memiliki 25 tombol pintas lain seperti Ctrl + alt = "" + Shift + A melalui Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• Bagian 3: Isi Bidang Tetap

  Ada beberapa bidang di formulir yang akan sama untuk semua karyawan. Misalnya, nama perusahaan mungkin sama untuk semua orang. Inilah cara Anda menambahkan beberapa teks ke Halaman Master di InDesign.

  8. Tekan tombol F untuk memulai mode Bingkai. Dengan menggunakan mouse Anda, gambar persegi panjang di mana Anda ingin teks tetap muncul. Awalnya, bingkai ini akan memiliki X melalui itu.

     
  9. Klik kanan bingkai yang baru Anda gambar. Setengah jalan ke bawah menu konteks panjang, pilih Konteks, Teks.
  10. Tekan tombol T untuk masuk ke mode Entri Teks

  11. Klik di dalam kotak dan ketikkan teks tetap. Jika Anda perlu mengubah font, pilih teks, dan gunakan ikon "A" di atas layar Anda untuk menampilkan alat karakter.

      

  12. Ulangi langkah 8 hingga 11 untuk semua bidang lainnya yang harus konstan di semua formulir. Ini monoton. Mendapatkan bingkai kecil dengan 9 titik "X" kecil yang berbaris dengan kotak centang tidaklah menyenangkan, tetapi itu bisa dilakukan. Jika Anda perlu memindahkan bingkai atau mengubah ukuran bingkai, Anda harus memilihnya dengan alat panah pertama di sebelah kiri. Ini disebut Alat Seleksi (sebagai lawan dari Alat Seleksi Langsung yang kurang berguna yang merupakan panah kedua di dalam kotak).

      

  Pro Tip # 1: Pilih kotak pertama. Ctrl + C untuk menyalin. Ctrl + V untuk menempelkan kotak baru di tengah halaman. Seret kotak baru ke posisinya. Ini sangat berguna setelah Anda mendapatkan X kecil untuk kotak centang.

  Tip Pro # 2: Sulit menggunakan mouse untuk mendapatkan "X" di posisi yang benar. Setelah bingkai dipilih, gunakan tombol panah pada keyboard untuk mendorong bingkai ke posisinya.

  Kiat Pro # 3: Semua Gambar di InDesign mulai terlihat mengerikan. Ini adalah fitur, bukan bug! Pikirkan tentang sebuah buku. Power Excel 2017 With memiliki 1400 gambar. Komputer akan macet jika mereka mencoba menampilkan semua 1400 gambar dalam resolusi tinggi. Dokumen Anda memiliki satu gambar dan Anda mungkin mampu untuk menampilkan gambar dengan resolusi tinggi. Pilih gambar dengan mengklik di beberapa ruang putih pada formulir. Klik kanan dan pilih Display Performance, High Quality Display. Presto! Gambar menjadi tajam.

  

• Bagian 4: Isi Data di Excel

  Lembar Suci! Butuh waktu lama bagi saya untuk sampai ke bagian teknik Excel.

  13. Letakkan judul satu kata sederhana di baris 1. Format semua bidang mata uang sebagai mata uang atau Anda akan menemukan $ 13,50 muncul sebagai 13,5 dalam PDF gabungan. Saya menyadari sudah ada tanda dolar di formulir, tetapi $ $ 13,50 terlihat lebih baik daripada $ 13,5.
  14. Gunakan File, Save As. Simpan dokumen sebagai file Excel agar Anda dapat mengeditnya nanti.
  15. Gunakan File, Save As. Simpan dokumen sebagai Teks (Tab delimited) (* .txt). Pastikan untuk mengingat jalur dan nama file agar Anda dapat menemukannya nanti. Tutup file di Excel atau Anda akan mendapatkan pesan kesalahan di langkah 17.

• Bagian 5: Kembali ke InDesign untuk Menambahkan Bidang Formulir

  16. Dari menu InDesign, pilih Window, Utilities, Data Merge. Jendela Data Merge kecil akan muncul mengambang di suatu tempat di atas InDesign. Setiap panel mengambang kecil di InDesign memiliki sejumlah besar perintah berguna yang tersembunyi di balik apa yang mereka sebut Menu Panel. Berikut gambar icon Menu Panel:

      
  17. Buka Menu Panel pada Penggabungan Data. Pilih Pilih Sumber Data. Jelajahi dan pilih file .TXT dari Langkah 15. Panel Gabungan Data sekarang menampilkan nama bidang dari baris 1 spreadsheet Anda. Di dunia seret-dan-lepas, Anda akan berpikir Anda dapat menyeret bidang ini ke formulir Anda, tetapi Anda tidak bisa. Sebaliknya, ulangi langkah 8 & 9 untuk menggambar bingkai baru di tempat yang Anda inginkan. Buat bingkai bagus dan lebar jika salah satu karyawan Anda adalah John Jacob Jinglebells III. Khususnya untuk bidang pembayaran dan lembur LS-54S, Anda mungkin perlu mengubah ke 10 poin agar bingkai bisa pas.

  18. Klik di dalam bingkai kosong untuk Nama. Di panel Data Merge, klik Name. Presto! <> muncul di bingkai. Ulangi untuk Upah dan Lembur.

      
  19. Langkah ini opsional, tetapi sebanding dengan enam puluh detik. Klik kotak Pratinjau di kiri bawah panel Penggabungan Data. Anda akan melihat data dari record pertama. Gunakan ikon panah Kiri dan Kanan di bagian bawah panel Data Merge untuk melihat rekaman berikutnya.
  20. Simpan file InDesign sebelum Anda melakukan penggabungan. Saya telah menyimpan dokumen saya saat ini dan Anda dapat mengunduhnya dari sini.

  Sekadar rekap, jika Anda melihat ke dalam panel Halaman, Anda telah melakukan semua pekerjaan ini di sisi kanan halaman A-Master. Tapi Anda bisa melihat dari gambar mini bahwa semua yang ada di halaman Master diperlihatkan di Halaman 1 dokumen Anda.

  

• Bagian 6: Akhirnya, Mail Merge

  21. Ada ikon di dekat bagian atas panel Data Merge yang terlihat seperti sisi dadu nomor 4. Itu adalah simbol untuk Membuat Dokumen Gabungan. Klik itu.

      

  22. Semua pengaturan di Buat Dokumen Gabungan sudah benar. Klik OK.

      
  23. Anda akan mendapatkan satu dari dua pesan. Baik: “Tidak Ada Teks Overset Yang Dibuat” atau “Anda Memiliki Teks Overset Dalam Catatan Ini”.

  Di InDesign, kata-kata "Overset Text" berarti Anda memiliki lebih banyak karakter daripada yang muat dalam bingkai teks. Saya belum menemukan yang setara dengan Shrink to Fit Excel. Jika mereka mengatakan bahwa Anda memiliki teks overset pada catatan 450, pergi ke halaman 450 di Panel Halaman dan lihat bahwa Anda memiliki seorang karyawan dengan nama yang sangat panjang. Kembali ke sisi kanan halaman A-Master dan ubah ukuran bingkai untuk bidang itu.

  Pada titik ini, Anda akan memiliki dokumen besar di InDesign. Dalam kasus saya, saya memiliki 114 halaman karena saya memiliki 114 record di file Excel. Klik pada halaman mana saja di panel Halaman untuk melihat halaman dengan data yang telah diisi.

  Beberapa tip: Menu Data Merge Panel menawarkan perintah Update Data Source. Jika Anda mengubah file Excel yang mendasari dan menyimpannya sebagai file teks baru, gunakan perintah untuk mendapatkan perubahan. Anda harus mengulangi langkah 21 untuk menggabungkan kembali.

• Bagian 7: Ekspor ke PDF sehingga Anda dapat Mencetak

  24. Dari menu File, pilih Adobe PDF Presets, (High Quality Print). Pilih jalur dan nama file. Terima semua dari ribuan pengaturan dalam dialog Ekspor Adobe PDF. Klik OK

  Satu catatan penutup di sini: Dalam kehidupan nyata, kami memiliki 751 karyawan. Saya memasukkan setiap karyawan ke dalam file dua kali sehingga kami dapat mencetak dua salinan untuk setiap karyawan dan menyusunnya. PDF halaman 1502 yang dihasilkan secara ajaib hanya berukuran 2,48 MB! Entah bagaimana, para penyihir di Adobe telah berhasil menyimpan satu salinan gambar dan menggunakannya kembali berulang kali. Upaya pertama saya yang salah arah untuk melakukan gabungan surat menggunakan Excel menghasilkan file PDF 150MB yang tampak jelek yang tidak pernah bisa dikirim melalui email.

  Jika Anda tidak dapat menemukan salinan InDesign atau langkah-langkah ini tampak terlalu menakutkan, sewa konsultan Excel untuk melakukan gabungan surat ke PDF untuk Anda.