lan Z mengirim soal Excel minggu ini. Departemen MIS-nya memberinya file yang dihasilkan dari laporan COBOL lama. Setelah membuka file di Excel, dia memiliki 2500 baris ini:
CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2 CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2Alan ingin membuat laporan ASCII ini menjadi format yang berguna: satu baris per pelanggan, dengan Negara Bagian dan Kode Pos ditambahkan ke informasi lainnya. Dia juga ingin menghapus 2 baris yang tidak berguna. Jelas, kami tidak ingin melakukan semua ini secara manual. Inilah salah satu cara untuk mengatasi kekacauan dengan cepat.
Dengan rumus
- Sisipkan dua kolom kosong di sebelah kiri data.
- Tambahkan baris tajuk di atas data.
- Kolom A disebut "Urutan"
- Kolom B disebut "RowType"
- Kolom C disebut "Data"
- Buat semua judul menjadi tebal
- Kolom A akan digunakan untuk menetapkan nomor ke setiap catatan logis dalam laporan. Karena laporan ini memiliki 4 baris fisik untuk setiap catatan logis, kita memerlukan setiap rangkaian 4 baris untuk memiliki nomor catatan logis yang sama. Saya biasanya memasukkan nilai untuk catatan pertama dan kemudian merancang rumus untuk catatan ke-2 yang dapat disalin ke seluruh laporan.
- Di Sel A2: A5, masukkan 1. Di Sel A6, masukkan = A5 + 1. Di sel A7, masukkan = A6. Salin A7 ke A8 & A9. Sekarang Anda memiliki sekumpulan rumus yang dapat disalin untuk catatan logis ke-2 dari laporan tersebut.
- Pilih A6: A9 dan tekan Ctrl C untuk menyalin. Pilih A10: A2501 dan tekan Ctrl V untuk menempel.
- Kolom B akan digunakan untuk mengidentifikasi apakah baris tertentu adalah segmen pertama, kedua, ketiga, atau keempat dari rekaman logis.
- Di sel B2: B5, masukkan 1, 2, 3, dan 4. Di sel B6, masukkan = B2. Salin sel B6 dari B7: B2501.
Setelah berubah menjadi nilai
Sekarang setelah Anda memiliki nomor urut dan tipe baris untuk semua data Anda, Anda perlu mengubah rumus menjadi nilai. Pilih A2: B2501. Edit> Salin, Edit> Tempel Spesial> Nilai> OK.
Sekarang nomor urut dan jenis baris telah ditetapkan untuk semua baris, kita hampir selesai. Urutkan data berdasarkan Jenis Baris sebagai kunci utama dan Urutan sebagai kunci sekunder. Ini akan menyebabkan 625 baris teratas dari setiap record mengapung ke sel C2: C626. Baris ke-2 dari setiap record ada di C626: C1251. Baris "tidak berguna" akan dimulai di C1252 dan dapat dihapus. Pindahkan sel C626: C1251 ke sel D2. Di sel E2, masukkan rumus =C2&D2. Anda dapat menyalin rumus ini dari E2 ke E626. Gunakan trik Tempel Nilai Khusus yang sama untuk mengubah dari rumus ke nilai, hapus kolom AD dan Anda mendapatkan hasilnya.
Dari sini, Anda dapat menggunakan wizard Teks ke Kolom untuk memproses data ini lebih lanjut
Anda dapat dengan mudah menyesuaikan prosedur ini untuk menangani berbagai macam laporan ASCII. Anda perlu mengetahui berapa banyak garis cetak fisik yang membuat satu catatan logis pada laporan.
