Tip ini merupakan perpanjangan dari tip Excel minggu lalu. Anda dapat menggunakan perintah Go To Special untuk memilih sel kosong dari suatu rentang. Ini adalah teknik Excel yang bagus untuk membersihkan data dalam tabel pivot.
Tabel pivot adalah alat yang luar biasa. Tetapi bagaimana jika tabel pivot Anda hanyalah langkah perantara dalam manipulasi data Anda dan Anda ingin menggunakan lebih lanjut data yang diringkas dalam tabel pivot? Saya biasanya menerima 5.000 baris data dari sistem mainframe lama. Data ini memiliki kolom untuk produk, bulan, wilayah, status dan kuantitas. Saya perlu meringkas data dalam tabel pivot dengan bulan-bulan melintasi bagian atas, produk, wilayah, dan status turun baris. Tabel pivot membuatnya mudah.
Dari sana, saya perlu mengambil data dari tabel pivot dan mengimpor ke Access. Seperti yang Anda lihat, tabel pivot default tidak cocok untuk ini. Excel menggunakan gaya kerangka sehingga setiap wilayah muncul hanya sekali, dengan sel kosong mengikutinya hingga Subtotal Wilayah. Sel di bagian data tanpa data kosong, bukan numerik. Saya juga tidak ingin subtotal dalam data.
Mulai di Excel 97, terdapat opsi untuk tabel pivot untuk mengontrol beberapa perilaku ini.
Dalam dialog tata letak Tabel Pivot, klik dua kali nama bidang untuk kawasan. Di bagian Subtotal, klik tombol radio untuk "Tidak Ada". Ini akan menghilangkan subtotal yang tidak diinginkan.
Di Excel 2000, tombol opsi akan membawa Anda ke dialog tempat Anda dapat menentukan "Untuk sel kosong, perlihatkan:" dan isi nol sehingga Anda tidak memiliki tabel yang penuh dengan sel kosong.
Untuk lebih memanipulasi tabel pivot, Anda harus membuatnya tidak lagi menjadi tabel pivot. Jika Anda mencoba dan mengubah sel dalam tabel pivot, Excel akan memberi tahu Anda bahwa Anda tidak dapat mengubah bagian dari tabel pivot. Untuk mengubah dari tabel pivot menjadi hanya nilai, ikuti langkah-langkah berikut:
- Pindahkan penunjuk sel ke luar tabel pivot.
- Jika tabel pivot dimulai di baris 1, masukkan baris baru 1.
- Mulai sorot di baris kosong baru 1 dan seret ke bawah untuk memilih seluruh tabel pivot.
- Lakukan Ctrl + C (atau Edit - Salin) untuk menyalin rentang ini.
- Dengan area yang sama dipilih, lakukan Edit - Tempel Khusus - Nilai - OK untuk mengubah tabel pivot menjadi nilai statis saja.
Tapi inilah tip sebenarnya untuk minggu ini. Jennifer menulis
Saya terus-menerus mengalami masalah dalam menggunakan opsi tabel pivot, untuk meringkas rim data, tetapi tidak mengisi baris di bawah setiap perubahan dalam kategori baris. Tahukah Anda bagaimana membuat tabel pivot mengisi di bawah setiap perubahan kategori ?? Saya harus menyeret dan menyalin setiap kode ke bawah sehingga saya dapat melakukan lebih banyak tabel pivot atau penyortiran. Saya telah mencoba mengubah opsi di tabel pivot, tetapi tidak berhasil.
Jawabannya tidak mudah dipelajari. Itu tidak intuitif. Tetapi, jika Anda benci menyeret sel-sel itu ke bawah, Anda akan senang meluangkan waktu untuk mempelajari proses ini! Ikuti bersama - tampaknya panjang dan berlarut-larut, tetapi itu benar-benar berhasil. Setelah Anda mendapatkannya, Anda dapat melakukannya dalam 20 detik.
Sebenarnya ada 2 atau 3 tips baru di sini. Misalkan Anda memiliki 2 kolom di sebelah kiri yang dalam format garis besar yang perlu diisi. Sorot dari sel A3 sampai ke sel B999 (atau apa pun baris data terakhir Anda).
Trik # 1. Memilih semua sel kosong dalam kisaran itu.
Tekan Ctrl + G, alt = "" + S + K lalu enter. Hah?
Ctrl + G menampilkan dialog GoTo
Alt + S akan memilih tombol "Khusus" dari kotak dialog
Dialog Goto-Special adalah hal luar biasa yang hanya diketahui sedikit orang. Tekan "k" untuk memilih "kosong". Tekan enter atau klik OK dan Anda sekarang akan memilih semua sel kosong di kolom kerangka tabel pivot. Ini semua adalah sel yang ingin Anda isi.
Trik # 2. Jangan menonton layar saat Anda melakukan ini - ini terlalu menakutkan dan membingungkan.
Tekan tombol sama dengan. Tekan panah Atas. Tahan Ctrl dan tekan enter. Menekan sama dan panah atas berkata, "Saya ingin sel ini menjadi seperti sel di atas saya." Menahan Ctrl saat Anda menekan enter akan mengatakan, "Masukkan rumus yang sama ini di setiap sel yang dipilih, yang berkat Trick # 1 adalah semua sel kosong yang ingin kami isi.
Trik # 3. Yang Jennifer sudah tahu, tapi ada di sini untuk kelengkapan.
Anda sekarang perlu mengubah semua rumus tersebut menjadi nilai. Pilih semua sel di A3: B999 lagi, bukan hanya yang kosong. Tekan Ctrl + C untuk menyalin rentang ini. Tekan alt = "" + E lalu sv (enter). untuk Menempelkan Nilai Khusus rumus ini.
Ta-da! Anda tidak akan pernah menghabiskan sore hari secara manual menurunkan judul kolom di tabel pivot lagi.
