Berapa Kit yang Tersedia - Tips Excel

Hari ini, masalah Excel yang menarik tentang tagihan material. Anda memiliki banyak bahan mentah. Setiap item dapat dirakit menjadi beberapa rakitan tingkat atas yang berbeda. Berdasarkan bahan baku yang ada, apakah Anda punya cukup uang untuk memenuhi pesanan barang tertentu?

Menonton video

  • Tim bertanya: Berapa banyak dari setiap item yang tersedia untuk dijual
  • Faktor yang rumit: Sebuah item terdiri dari beberapa karton
  • Metode Tagihan # 1: Tambahkan kolom pembantu dengan INT (Qty Needed / On Hand)
  • Tambahkan Subtotal untuk Min Pembantu di setiap perubahan dalam Produk
  • Perkecil Subtotal ke Tampilan # 2
  • Pilih semua data. Gunakan alt = "" +; untuk Pilih Sel Terlihat
  • Tempel ke rentang baru
  • Ctrl + H untuk mengubah Spasi Min menjadi tidak ada
  • Metode Mike # 2
  • Salin kolom Produk ke kanan dan gunakan Data, Hapus Duplikat
  • Di samping daftar unik produk, gunakan MINIFS
  • Perhatikan bahwa MINIFS hanya tersedia di Office 365
  • Metode Tagihan # 3: tabel pivot biasa gagal karena Bidang Terhitung tidak akan berfungsi dalam kasus ini.
  • Pilih satu sel di data Anda dan tekan Ctrl + T untuk mengonversi menjadi tabel.
  • Sebagai gantinya, saat Anda membuat tabel pivot, pilih kotak untuk Tambahkan ke Model Data
  • Buat ukuran baru untuk Tersedia untuk Dijual menggunakan INT
  • Buat ukuran baru untuk Kit Tersedia untuk Dijual menggunakan MINX
  • Tabel pivot itu berfungsi!
  • Metode Mike # 4 Gunakan fungsi AGGREGATE.
  • Sepertinya Anda ingin menggunakan argumen MIN, tetapi gunakan SMALL karena menangani array
  • Menggunakan =AGGREGATE(15,6,INT($D$2:$D$141/$C$2:$C$141)/($A$2:$A$141=F2),1)
  • AGGREGATE adalah salah satu dari lima fungsi yang dapat menerima array sebagai argumen tanpa Ctrl + Shift + Enter
  • Metode Tagihan # 5
  • Mengonversi data menjadi tabel dan menggunakan Power Query - alias Dapatkan & Transformasi
  • Di Power Query, hitung OH / Needed
  • Gunakan fungsi Number.RoundDown untuk mengubahnya menjadi integer
  • Gunakan Pengelompokan berdasarkan Nomor Bagian dan Min Tersedia
  • Tutup & Muat
  • Bonus: Ini menyegarkan!

Transkrip Video

MrExcel: Halo, selamat datang kembali, saatnya untuk Dueling Excel Podcast lainnya. Saya Bill Jelen dari, saya akan bergabung dengan Mike Girvin dari Excel Is Fun. Ini adalah Episode 190 kami: Berapa Banyak Kit yang Tersedia untuk Dijual?

Oke, pertanyaan hari ini dikirim oleh Tim. Tonton video Dueling Excel kami, dia bekerja untuk pengecer dan meminta untuk membuat spreadsheet untuk menunjukkan kepada tim penjualan kami apa yang kami miliki dan apa yang dapat kami jual. Kedengarannya sederhana, bukan? Tapi inilah tangkapannya: Item yang mereka jual berisi banyak karton dan diinventarisir per karton. Inilah contoh dari apa yang dia lihat. Jadi, inilah item ini, P12345, memiliki 3 hal berbeda yang harus mereka kirimkan. Dan dalam kit, membutuhkan 4 Karton 1, 1 Karton 2, dan 1 Karton 3. Dan ini adalah berapa banyak yang mereka miliki dalam stok. Baiklah, jadi hanya dengan menghitung di sini, mereka memiliki 2 set lengkap Karton 1, 4 set lengkap Karton 2, dan 3 set lengkap Karton 3. Tapi itu berarti yang bisa mereka jual adalah minimal 3 angka itu-- mereka hanya dapat menjual 2. Dan di sini, mereka memiliki 4 set lengkap Karton 4,4 dari Karton 5, 2 dari Karton 3, hanya 1 dari Karton 7-- itulah item pembatas. Jadi, dalam kasus ini, mereka hanya bisa menjual salah satunya. Baik. Sekarang, pertanyaan untuk kemudian hari, saya berkata, "Nah, apakah ada kemungkinan Karton 3 digunakan di lebih dari satu tempat?" Dan dia berkata, "Ya, tapi kita akan mengkhawatirkannya nanti." Baik.

Jadi begini cara saya menyerang ini. Aku benar-benar bisa memikirkan beberapa cara berbeda untuk menyerang ini, jadi ini mungkin menarik-- ini mungkin jenis duel bolak-balik. Apa yang akan saya lakukan adalah, saya ingin memiliki kolom Helper di sini, Dan kolom Helper akan melihat berdasarkan item-by-item berapa banyak yang bisa kita jual. Jadi = 8 dibagi 4, seperti itu, dan kita akan mengklik dua kali untuk menyalinnya. Tapi, katakanlah kita membutuhkan 4, dan kita punya 6. Baiklah, jadi sekarang akan menjadi 1,5. Anda tidak bisa menjual setengah sofa, oke? Jadi, ini harus berupa bilangan bulat. Jadi apa yang akan saya lakukan di sini, adalah menggunakan = INT-- INT, bilangan bulat-- hal yang akan menghilangkan desimal dan menyisakan jumlah keseluruhan. Baik. Jadi kita punya 8-- kembali ke nomor aslinya.

Dan kita perlu mencari tahu, untuk setiap item di sini, berapa angka terkecil di Kolom E? Pastikan data diurutkan berdasarkan Produk, buka tab Data, pilih Subtotal, di setiap perubahan di Produk, gunakan fungsi Min. Anda tahu, saya mengajar Subtotal sepanjang waktu di seminar Power Excel saya, dan saya tunjukkan ada 11 fungsi di sini tetapi saya tidak pernah menggunakan apa pun selain Jumlah dan Hitung. Jadi, meskipun Subtotal mungkin bukan cara tercepat untuk melakukan ini, saya ingin mengatakan bahwa pernah ada saat saya dapat menggunakan sesuatu selain Jumlah dan Hitung. Oke, klik Oke. Dan apa yang akan kita dapatkan, adalah setiap kali nomor tirai - nomor produk - berubah, kita bisa melihat Min. Dan Min itu adalah jawaban yang kami inginkan. Jadi saya turun ke tampilan nomor 2, saya akan memilih semua data ini, dan Alt +;untuk memilih hanya sel yang terlihat, Ctrl + C, lalu kita akan turun ke sini dan menempelkan-- mari kita tempelkan ke area ini-- Ctrl + V. Baik. Hapus kolom ekstra dan kemudian kita harus menghilangkan kata Min. Dan bukan hanya kata Min, tapi spasi Min. Baik. Jadi saya akan menggunakan Ctrl + H dan mengubah pengulangan spasi Min menjadi tidak ada, Ganti Semua, klik OK, klik Tutup, dan ada tabel kami tentang apa yang kami miliki untuk dijual. Baiklah, Mike, aku akan memberikannya padamu.dan ada tabel kami tentang apa yang kami miliki untuk dijual. Baiklah, Mike, aku akan memberikannya padamu.dan ada tabel kami tentang apa yang kami miliki untuk dijual. Baiklah, Mike, aku akan memberikannya padamu.

Mike: Wow! MrExcel, saya menyukainya. Fungsi Min dalam Subtotals. Betapa kerennya itu? Baiklah, saya akan pergi ke sheet ini di sini, saya akan melakukan kolom Helper yang sama. = INT kita akan mengambil semua "Di Tangan" dibagi dengan "Jumlah yang Dibutuhkan", tanda kurung tutup. Ctrl + Enter, klik dua kali, dan kirim ke bawah. Sekarang, saya hanya perlu menemukan Min yang tersedia untuk kondisi atau kriteria tertentu. Saya akan memilih Product, Ctrl + Shift + Down Arroe, Ctrl + C untuk menyalin, lalu saya akan ke Panah Kanan, Ctrl + V, lalu saya akan muncul dan berkata Hapus Duplikat. Itu ada.

Saya dulu menggunakan Filter Lanjutan, Hanya Catatan Unik sepanjang waktu, tetapi sepertinya metode ini lebih cepat. Ada daftar unik saya. Sekarang saya akan datang ke sini. Berapa banyak? Dan saya akan menggunakan fungsi baru, MINIFS. Sekarang, MINIFS ada di Office 365; untuk Excel 2016 atau yang lebih baru, MINRANGE. Nah, saya perlu menemukan nilai minimum di kolom ini, Ctrl + Shift + Panah Bawah, F4, koma dan kisaran kriteria-- itu akan menjadi keseluruhan produk ini. Ctrl + Shift + Panah Bawah, F4, koma, Panah Kiri, dan begitulah. Itu akan mendapatkan nilai min dari berapa, berdasarkan kondisi atau kriteria, tanda kurung tutup, Ctrl + Enter, klik dua kali dan kirimkan. Baik. Jadi ada MINIFS dan Subtotal. Aku akan mengembalikannya padamu.

MrExcel: Ya, Mike, sangat baik. Hapus Duplikat, dapatkan daftar unik produk, lalu fungsi MINIFS. Saya bertanya kepadanya versi Excel apa yang dia gunakan, dia mengatakan Excel 2016. Saya berharap ini adalah versi Office 365 2016, jadi dia memiliki akses ke sana. Nah, bagaimana dengan Tabel Pivot? Baiklah, jadi saya membuat Tabel Pivot dengan Produk, dan Membutuhkan, Jumlah Kuantitas yang Dibutuhkan, dan Jumlah Yang Ada. Kemudian dari sini, "Analisis", "Kolom, Item & Set", "Kolom Terhitung", dan buat kolom kalkulasi baru bernama "Tersedia", yang Di Tangan dibagi dengan Kuantitas yang Dibutuhkan-- dengan begitu saya tidak perlu Kolom Pembantu di sini. Dan pada awalnya sepertinya itu akan berhasil karena kami memiliki 2, 3, dan 4 dan melaporkan bahwa minimumnya adalah 2-- Saya mengubah perhitungan ini, tentu saja, menjadi Min,dan itu sepertinya bagus.

But then, on this one, where we have 2,4,4,1,2, it's reporting 3. And what's happening is it's doing the calculation on this row. We have 25 on hand, divided by 8, that's 3 and a fraction, and so it's reporting 3, and so, no. A regular Pivot Table calculate item is not going to work. But instead, convert this data to a table and then Insert, PivotTable, Add this data to the Data Model, click OK. And we're going to have, down the left-hand side, Product and what it Requires. I'm going to create two implicit measures here with a Required Quantity and some of On Hand, and then I'm going to create a new measure. So, PowerPivot, Measure, a New Measure, and this new measure will be called Available to Sell (AvailToSell) and that formula is going to be, how many we have on hand divided by how many are required for each item, and click OK. Alright, so 8 divided by 4 is 2.

Alright. Now, that's still not our right answer, and we probably need to run this through the Integer function. So, Measures, Manage Measures, edit this and wrap the whole thing inside the INT function like this, click OK, and click Close. Now we're getting a fractional number-- still the wrong answer here.

But we're going to use a great new function that's only available in DAX. New Measure, and this is going to be called KitAvailable, and the function is not MIN, but MINX-- MINX. The MINX function. And the table that we're going to use is Table 1, and then expression is going to be that Available to Sell that we just calculated, and what this does-- the MINX function evaluates on a row by row basis and finds the minimum error. And so, we'll click KitAvailable, OK. Well, check this out: So here, where we have 2, 4, 4, 1, and 2, it's reporting 1. Alright, now in a perfect world all we have is Product and KitAvailable-- we don't need any of this other stuff in the middle. Alright. So we're just going to check this here, 2, 1, 3, 2, are our answers. I'll take the Requires out, 2, 1, 3, 2, yes. It's going to work. We actually take all the intermediate calculations out, just have a KitAvailable, like that. Mike, do you have another one?

Mike: How cool is that,? You use the MINX function in DAX; well, I'm going to go back over here, I'm going to use a formula. But I'm going to pretend like I don't even have this Helper column. I used MINIFS. Well, before MINIFS, in Excel 2016 there was the AGGREGATE function in Excel 2010. Now I want to use MIN, but of course, functions 1 to 13 do not let you do array formulas. So I'm going to have to use SMALL 1 as a substitute for the MIN function. And SMALL is one of the functions, 14 and above, that can handle array operations. That argument right there, array. So function number 15, comma, I want to ignore divided by zero error, so I'm going to type a 6 to ignore errors, comma, and I need to simulate that whole Helper column in the array argument-- INT. And instead of simply saying On Hand divided by Require, we do the whole column, Ctrl+Shift+Down Arrow, F4, divided by the Required column-- Ctrl+Shift+Down Arrow, F4-- now close parenthesis. That INT right there, if I highlight this and hit F9, it simulates that entire How Many Helper column. Ctrl+Z, now I simply divide it by, in parentheses, I need to get an array of TRUES and FALSEs, so I click on Product, Ctrl+Shift+Down Arrow, F4, and I ask the question are any of you equal to that Product ID, close parentheses. That will give me a bunch of TRUES and FALSEs. F9 TRUES and FALSEs in the denominator, TRUE will become a 1, FALSE will become a 0, which will give us divide by zero error. Ctrl+Z.

In essence, if I click the whole array in here, F9, the divide by zero is going to be our filter, so we only see the numbers for a particular Product. Ctrl+Z, and then, of course, AGGREGATE will pick the min out from that array of errors and numbers, close parenthesis. And AGGREGATE's amazing-- one of five functions that has an argument that can handle array operations without Ctrl+Shift+Enter. So I simply Ctrl+Enter and F2. What did I forget? Backspace. Array, then I type a comma and the K is 1 because I always want SMALL 1, which is the min, close parentheses. Ctrl+Enter, double-click, and send it down, F2. Alright. Aggregate with that whole Helper column right there to get how many for each Product. Alright? I'm going to throw it back over to.

MrExcel: Hey, that's beautiful. I knew there'd be a lot of different ways to solve this. I did not think of using AGGREGATE, which of course is better, because if someone has 2010, this will work. The 15 allows an array out here that is gorgeous. Alright, now, hey, when I set up the question, I just missed this and, you know, and Mike, you know this, when people send us questions, they try and minimize the situation to make it sound like it's easy, but the thing that's going to be a disaster here, is the fact that Carton 3 is used in multiple places, alright? And as soon as they sell something from, let's say, they sell, like, this item P12346, well then the number of Carton 3s on hand is going to change, right? And so that's going to impossibly impact what else we can sell.

Alright. So, thinking about how Tim is going to have to manage this process, he's going to have to have a way to regenerate this item quickly. And so, hopefully, he has an inventory table for every item. It'll show how many there are on hand and then, a VLOOKUP here, to pull the inventory over. Alright? That's what I'm hoping is going to happen, because then it might become somewhat manageable. And if this is something we have to reproduce again and again and again, then Power Query definitely has a use here.

So, Power Query in Excel 2010 or 2013, you're going to go download it, you'll have your own Power Query tab; but in Excel 2016, you're going to look for the Get and Transform. It's funny, in Excel 2016, it was the second group, but then in Office 365 they moved it to be the first group. Power Query has the ability to take something from a Table or Range, so I'm going to choose one cell in this table, Ctrl+T-- that will create a table for me. Table 3 is a fine name, I don't need to rename that. Now, this is the Table, we go to Data, From Table or Range, and we are going to Add a new Column-- this column is going to be a Custom Column, it's going to be called "Available", and that is going to be the On Hand divided by Required Quantity. Alright. Now, we need to send this into the INT function. Unfortunately, the function and Power Query are not the same. So, click here and then go to Formula Types, and you'll find this function is called Number.RoundDown, and this is case sensitive-- you have to make sure to use that exact same case. So =Number.RoundDown, open paren, and closed paren, and click OK. And so 11 divided by 4 is 2.75, rounds down to 2. Alright. That's the answer we need there, we don't need these columns anymore. So I can click on Requires, Shift+click on On Hand, and remove those columns. Alright. Now, choose Product, Transform, Group By, we're going to group by the Product, and the new function is going to be called KitsAvailable, and the operation is going to be the min of the available column. Click OK. Alright.

So now we have Product and KitsAvailable. Home, Close & Load, get a brand new sheet with our answers, but here's the beautiful thing. Alright, so, when we sell something-- let's make these columns less wide-- and we sell, let's say we sell enough so we have no Carton 3s left, I change that number there, the VLOOKUPS bring the results, and then come back here and choose this and Refresh all. And you see that now we have none of this, and this, and this, available to sell, because they all needed that Carton 3, and we have none of those left. Being able to Refresh in Power Query is going to help this in the end.

Well, this was a fun one for me because I knew there would be a lot of different ways to solve this problem. The Episode wrap up of this really long Episode: How many of each item is available to sell? And there's multiple cartons, alright? So, the first thing I did was add a Helper column; and then use Subtotals with the Min function; and then a whole bunch of really boring steps. Make had method number two, used MINIFS, which is great if you have Office 365. I went back to a Pivot Table, but a regular Pivot Table won't work, instead had to do a Data Model and then use the MINX function-- the MINX function-- and that calculated field or measure will actually work. Mike, using the AGGREGATE function, beautiful function, one of five functions that can accept an array as an argument without Ctrl+Shift+Enter. And then, method 5, convert the data to a table and use Power Query, also known as Get & Transform; and we're going to calculate On Hand divided by Needed (Required); and then the Number.RoundDown function to convert to an integer; group by part name, number, and calculate the minimum available; Close & Load; and the bonus, it's refreshable.

Baiklah, saya ingin mengucapkan terima kasih telah mampir, sampai jumpa di lain waktu untuk Dueling Excel Podcast dari MrExcel dan Excel is Fun.

Unduh berkas

Unduh file sampel di sini: Duel190.xlsx

Artikel yang menarik...