Anda baru saja melihat cara menggabungkan data, tetapi orang sering bertanya tentang masalah sebaliknya: cara mengurai data yang semuanya ada dalam satu kolom. Katakanlah Anda ingin mengurutkan data pada gambar di bawah ini dengan kode pos:
Pilih data di A2: A99 dan pilih Data, Text to Columns. Karena beberapa nama kota, seperti Sioux Falls, adalah dua kata, Anda tidak dapat memecah data di setiap kemunculan spasi. Sebagai gantinya, Anda perlu menggunakan koma untuk mendapatkan kota di kolom A dan negara bagian serta kode pos di kolom B, jadi pilih Dibatasi di langkah 1 panduan dan klik Berikutnya.
Di langkah 2 wizard, hapus pilihan Tab dan pilih Koma. Pratinjau di bagian bawah dialog menunjukkan seperti apa data Anda nantinya. Klik Next.
Peringatan
Untuk sisa hari setelah Anda menggunakan Teks ke Kolom, Excel akan mengingat pilihan yang telah Anda pilih di langkah 2 dari Panduan Konversi Teks ke Kolom. Jika Anda menyalin data dari Notepad dan menempelkannya ke Excel, data itu akan dipisahkan di koma. Hal ini sering kali menjengkelkan karena hampir setiap hari, data tidak diurai dengan koma, tetapi untuk hari ini, data akan diurai. Untuk memperbaikinya, tutup dan buka kembali Excel.
Langkah 3 panduan meminta Anda mendeklarasikan setiap kolom sebagai Umum, Teks, atau Tanggal. Tidak masalah membiarkan kolom disetel sebagai Umum.
Setelah Anda membagi negara bagian dan kode pos ke kolom B, pilih B2: B99 dan sekali lagi pilih Data, Teks ke Kolom. Kali ini, karena setiap status terdiri dari dua karakter, Anda dapat menggunakan Lebar Tetap di langkah 1 wizard. Untuk mempertahankan nol di depan kode pos, pilih kolom kedua dan pilih Teks sebagai tipe data di langkah 3 panduan.
Tip
Banyak data yang akan bekerja dengan baik dengan Fixed Width, meskipun tidak terlihat sejajar. Pada gambar berikutnya, tiga baris pertama berada dalam font Calibri dan tidak tampak berbaris. Tetapi jika Anda mengubah font menjadi Courier New, seperti pada baris 4: 7, Anda dapat melihat bahwa kolom-kolom tersebut berbaris sempurna.
Terkadang, Anda akan menemukan kumpulan data di mana seseorang menggunakan Alt + Enter untuk meletakkan data di baris baru di dalam sel. Anda dapat memisahkan setiap baris ke kolom baru dengan mengetik Ctrl + j di kotak Lainnya di langkah 2 panduan, seperti yang ditunjukkan di bawah ini. Mengapa Ctrl + j? Kembali ke tahun 1980-an, IBM menyatakan Ctrl + j sebagai umpan baris. Ctrl + j juga dapat diketik di kotak dialog Find & Replace.
Ada tiga situasi khusus yang dapat ditangani dengan mudah oleh Text to Columns:
- Tanggal dalam format YYYYMMDD dapat diubah menjadi tanggal sebenarnya. Di langkah 3 panduan, klik judul kolom di dialog, pilih Tanggal, lalu pilih YMD dari menu turun-bawah.
- Jika Anda memiliki angka negatif di mana tanda minus muncul setelah nomor tersebut, lanjutkan ke langkah 3 dari wizard, klik tombol Advanced, dan pilih Trailing Minus untuk Angka Negatif.
- Data yang disalin dari Daftar Isi biasanya memiliki tanda titik yang membentang dari teks ke nomor halaman seperti yang ditunjukkan di bawah ini. Di langkah 2 panduan, pilih Lainnya, ketik titik, lalu pilih kotak centang untuk Perlakukan Pembatas Berturutan sebagai Satu.
