Dalam episode hari ini, saya membandingkan cara menemukan atau menghapus duplikat. Excel 2007 menawarkan cara baru yang keren untuk melakukan ini. 3 tips pertama berfungsi di semua versi Excel. 2 metode terakhir hanya berfungsi di Excel 2007.
Metode 1:
Gunakan Opsi Unik di Filter Tingkat Lanjut
- Di sebelah kanan data Anda, salin judul dari kolom tempat Anda ingin menemukan nilai unik.
- Pilih sel di kumpulan data Anda.
- Di Excel 97-2003, pilih Data - Filter - Filter Tingkat Lanjut. Di Excel 2007, pilih ikon Tingkat Lanjut dari grup Urutkan & Filter pada pita Data.
- Pilih Salin ke Lokasi lain
- Di kotak Salin Ke, tentukan salinan judul Anda. Pada Gambar, ini adalah sel D1
- Klik kotak untuk Unique Records Only
- Klik OK
Excel akan memberi Anda daftar unik pelanggan di kolom D.
Metode 2:
Gunakan Rumus untuk Menentukan apakah Record Ini Unik
Fungsi COUNTIF dapat menghitung berapa banyak catatan di atas catatan saat ini yang cocok dengan catatan saat ini. Trik untuk membuat ini berfungsi adalah dengan menggunakan tanda dolar tunggal di referensi. Jika Anda memasukkan rumus di C2 dan Anda mereferensikan A $ 1: A1, ini mengatakan, "Mulailah dari referensi absolut A1 dan turun ke catatan di atas catatan saat ini". Saat Anda menyalin rumus ini, A $ 1 pertama akan tetap sama. A1 kedua akan berubah. Dalam Row 17, formula dalam C2 akan membaca: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Setelah Anda memasukkan rumus di C2 dan menyalinnya ke semua baris, Anda harus menyalin C2: C15 dan kemudian menggunakan Edit - Tempel Nilai Khusus untuk mengubah rumus menjadi nilai. Anda sekarang dapat mengurutkan turun menurut kolom C dan nilai unik akan berada di bagian atas daftar.
Metode 3:
Gunakan Tabel Pivot untuk mendapatkan Pelanggan Unik
Tabel pivot sangat bagus dalam menemukan nilai unik. Ini adalah cara tercepat di Excel 2000-2003.
- Pilih sel di kumpulan data Anda.
- Pilih Data - Tabel Pivot dan Laporan Bagan Pivot.
- Klik Selesai.
- Dalam Daftar Bidang Tabel Pivot, klik Bidang Pelanggan. Klik tombol Tambahkan Ke.
Excel akan menunjukkan kepada Anda daftar pelanggan yang unik.
Metode 4:
Baru di Excel 2007 - Gunakan Pemformatan Bersyarat untuk Menandai Duplikat
Excel 2007 menawarkan metode baru untuk menemukan duplikat. Pilih kisaran pelanggan. Dari pita Home, pilih Conditional Formatting - Highlight Cells Rules - Duplicate Values dan klik OK.
Jika sebuah nama ditemukan dua kali, Excel akan menyorot kedua kemunculan nama tersebut. Anda kemudian ingin mengurutkan semua sel yang disorot ke atas.
- Klik bidang mana pun di kolom pelanggan. Klik tombol AZ di pita Data.
- Temukan sel yang memiliki sorotan merah. Klik kanan sel. Pilih Urutkan - Letakkan Warna Sel yang Dipilih di Atas.
Metode 5:
Baru di Excel 2007 - Gunakan ikon Hapus Duplikat
Peringatan!
Metode ini sangat merusak! Buat salinan set data Anda sebelum Anda melakukan ini!
- Salin rentang data Anda ke bagian kosong di lembar kerja
- Pilih sel di kumpulan data Anda.
- Dari pita Data, pilih Hapus Duplikat.
- Dialog Hapus Duplikat akan memberi Anda daftar kolom. Pilih kolom yang harus dipertimbangkan. Misalnya, jika Anda perlu menghapus catatan di mana pelanggan dan faktur sama, centang kotak untuk kedua bidang.
Dalam kasus ini, Anda mencoba mendapatkan daftar pelanggan yang unik, jadi pilihlah hanya bidang Pelanggan.
- Klik OK.
Excel akan menghapus catatan dari kumpulan data Anda. Ini akan melaporkan bahwa n duplikat telah dihapus dan nn catatan tetap ada.
Seperti yang Anda lihat, ada banyak metode untuk menangani duplikat. Excel 2007 menambahkan dua alat baru ke gudang senjata Anda.
Dalam pengalaman saya, auditor sering mencoba untuk menemukan duplikat untuk mendeteksi jika suatu laporan telah dilebih-lebihkan. Ketika saya menulis Excel untuk Auditor , saya membahas Excel 2003 dan Excel 2007.
